Digitalisaatio työkaluna

14.9.2015 Blogi

Digitalisaatio ei ole täysin uusi ilmiö. Aiemminkin on digitalisoitu asioita, ja silloin on puhuttu ‘sähköisistä palveluista’ tai ATK:sta. Se, mikä nyt on uutta, on älykännyköiden ja netin arkipäiväistyminen. Ne ovat mahdollistaneet digipalveluiden tarjoamisen sekä käyttämisen nopeasti ja helposti.

Aitio - Digitalisaatio työkaluna

Useissa yrityksissä on jo vuosia sitten käytetty aikaa ja rahaa digitalisaation ensivaiheisiin. Muutos vanhaan on kuitenkin selvä. Sen sijaan, että käytetään toimiston tietokoneelle asennettua ohjelmaa, avataankin nyt nettiselain millä tahansa tietokoneella tai otetaan älypuhelin käteen ja ruvetaan hommiin.

Järkevään työkalukäyttöön valjastettu digitalisaatio mahdollistaa liiketoiminnan tehostamisen ja kehittämisen edelleen. Otetaan lyhyesti pari käytännön esimerkkiä.

Ensimmäinen esimerkki on paikasta riippumattoman käytön mahdollistava toiminnanohjausjärjestelmä, jota käytetään tietokoneen nettiselaimella ja älypuhelimella. Tälläisen digityökalun myötä kaikilla liikkuvaakin työtä tekevillä työntekijöillä on nopea pääsy työohjeisiin ja dokumentteihin, joilla vähennetään virheitä ja työn uudelleen tekemistä. Järjestelmä mahdollistaa myös tuntikirjausten automatisoinnin sekä työtilanteen reaaliaikaisen seurannan, mikä mahdollistaa nopean reagoinnin muuttuviin tilanteisiin ja aikatauluihin. Tämän tyyppiset digitalisaation tuomat hyödyt vähentävät “säätämisen” määrää ja lisäävät työajan kohdentumisen entistä enemmän varsinaiseen työn tekemiseen – tehokkuus kasvaa.

Toinen esimerkki on tarjoustyön digitalisointi ja automatisointi. Se mahdollistaa tarjouspyyntöjen tulkinnan, katelaskennan rutiinien ja tarjousten lähettämiseen käytetyn työajan vapauttamisen. Tätä ihmisten työaikaa voidaan käyttää innostavampaan ja yrityksellekin kannattavampaan tehtävään, esim. tarjousten perään tehtäviin jälkisoittoihin tai muuhun henkilökohtaiseen asiakaspalveluun.

Sen lisäksi, että digityökalut nopeuttavat töiden valmistumista, ne myös viestittävät automaattisesti asiakkaille työn edistymisestä. Nämä seikat parantavat varmasti asiakastyytyväisyyttä.

Onnistunut toiminnan digitalisointi vaatii yritykseltä myös itsetutkiskelua ja aitoa halua toiminnan kehittämiseen. Tässäkään asiassa ei ole oikotietä onneen. Digityökalut mahdollistavat muutoksen, mutta ne eivät yksistään saa haluttua muutosta aikaiseksi. Yrityksen toimintatapoja kannattaa tarkastella kriittisesti ja huomioida nykyaikaisen digitalisaation tarjoamat hyödyt toiminnan kehittämiseen – mahdollisuuksia löytyy varmasti.

——
Blogitekstin kirjoittaja Arto Juvonen on automaatiotekniikan mekaanikko, digitaalisen informaatioteknologian insinööri ja Aitio Finland Oy:n toimitusjohtaja.

Ylös