Aitio Finland suunnitteli ja toimitti uuden valtakunnallisen erikoiskuljetusten lupajärjestelmän Pirkanmaan ELY-keskukselle. Uuden järjestelmän merkittävin edistysaskel on se, että lupakäsittelijät saavat samasta järjestelmästä kaiken tarvittavan tiedon hakemusten käsittelyyn. 

Toimiala

Julkinen sektori

Haasteet

• Suuret lupamäärät
• Lupien käsittelyaikojen venymisen estäminen
• Automatisoinnin ja digitalisaation lisäämistarve
• Tietoa oli haettava ja yhdisteltävä käsin useasta eri järjestelmästä
• Pääkäyttäjät eivät voineet ylläpitää järjestelmää itse
• Lupahakemuksissa oli virheitä ja puutteita
• Loppuasiakkaat eivät saaneet reaaliaikaista tietoa käsittelyn etenemisestä

Normaaliliikenteen sallitun mitta- tai massarajan ylittävä kuljetus on erikoiskuljetus, joka tarvitsee ELY-keskuksen myöntämän erikoiskuljetusluvan. Käsittelemme vuosittain yli 10 000 lupahakemusta. Erikoiskuljetuksilla on merkittävä vaikutus elinkeinoelämälle, ja siksi meidän on kyettävä käsittelemään hakemukset nopeasti myös ruuhka-aikoina.

Aiempi käytössä ollut erikoiskuljetusten lupajärjestelmä ei enää riittänyt kasvavan hakemusmäärän käsittelyyn. Lupakäsittelijämme joutuivat navigoimaan eri palveluiden ja rekistereiden välillä saadakseen tarvittavat tiedot. Ryhdyimme toden teolla miettimään, kuinka uusinta teknologiaa hyödyntäen voisimme sujuvoittaa erikoiskuljetusten lupaprosessia niin, että välttäisimme arjen työssä havaitut kankeudet. Lupajärjestelmä päätettiin uusia.

Avainominaisuudet

• Työnkulku
• Tietovarantojen yhdistäminen
• Integraatiot
• Karttapohjaiset työkalut ja tietojenkäsittely
• GIS aineiston rakentaminen useista lähteistä
• Hakutoiminnot
• Raportointi
• Pääkäyttäjän ylläpidettävyys
• Suomi.fi vahva tunnistautuminen sekä valtuutukset

Sitoutunut ja oma-aloitteinen järjestelmäntoimittaja

Halusimme uudelta järjestelmältämme tehokkuutta, helppoutta ja sataprosenttista laatua. Lähdimme yhteistyöhön Aition kanssa kokonaan uudelta pohjalta, kuljetusasiakkaidemme tarpeita herkällä korvalla kuunnellen. Yhteistyön alkuvaiheessa Aition väki perehtyi lupaprosessiin ja lupakäsittelijöidemme työhön perinpohjaisesti. Me ELY-keskuksen asiantuntijat toimme suunnittelupöydälle priorisoimamme kehityskohteet sekä lain asettamat vaatimukset, kun taas Aitio huolehti siitä, että hyödynnämme parhaimpia digitaalisia mahdollisuuksia järjestelmän rakentamisessa.

Pääsimme vaikuttamaan lopputulokseen koko projektin ajan

Uuden erikoiskuljetusten lupajärjestelmän rakentamisessa noudatimme ketterän kehittämisen periaatteita. Kehityksen päälinjat pilkottiin osatavoitteisiin, jotka Aitio toteutti parhaaksi katsomissaan palasissa ja toi ne meille testattaviksi. Pääsimme vaikuttamaan järjestelmän rakentamiseen kaikissa vaiheissa. Yhteydenpito heidän kanssaan sujui ongelmitta säännöllisten palaverien ja hyvän keskusteluyhteyden ansiosta.

Käyttäjäystävällinen, nopea ja lupakäsittelyä tehostava

Uuden erikoiskuljetusten lupajärjestelmän merkittävin edistysaskel on se, että lupakäsittelijämme saavat samasta järjestelmästä kaiken tarvittavan tiedon hakemusten käsittelyyn. Erityisesti järjestelmään integroidut nykyaikaiset karttapalvelut ja helposti ylläpidettävät ajoneuvo- ja asiakasrekisterit tuovat erittäin suuren hyödyn lupakäsittelijöidemme työhön. Selainkäyttöinen pilvisovellus vapauttaa työntekijät tekemään työtään myös kotona. Kun vielä laskutuskin on integroitu samaan systeemiin, turhia työvaiheita on jäänyt kokonaan pois. Uusi lupajärjestelmä on myös aiempaa joustavampi. Pääkäyttäjät voivat itsenäisesti muuttaa järjestelmän tietoja päivittyvien säännösten tai muuttuneen hinnoittelun mukaan, mikä on myös tervetullut uudistus. Aitio toteutti lupajärjestelmään myös sähköisen asiakasrajapinnan, joka on tehostanut lupaprosessia entisestään.

Saavutukset

• Lupakäsittely tehostui
• Asiakastyytyväisyyden parantuminen
• Parempi ylläpidettävyys nopeuttaa muutoksien tekemistä järjestelmään
• Asiakkaiden on helpompi tehdä hakemuksensa heti oikein
• Yhteydenottoja tarvitsee vähemmän

Järjestelmä on helpottanut ja tehostanut työtämme huomattavasti. Aitiota voi luonnehtia alusta loppuun saakka sitoutuneeksi ja oma-aloitteiseksi yhteistyökumppaniksi. Sanoisin, että kyseessä on poikkeuksellisen onnistunut yhteistyökuvio.