ELY-keskus – Erikoiskuljetukset

Uusi lupajärjestelmä sujuvoitti erikoiskuljetusten lupaprosessia

Poikkeuksellisen onnistunut yhteistyökuvio

Aitio Finland suunnitteli ja toimitti uuden valtakunnallisen erikoiskuljetusten lupajärjestelmän Pirkanmaan ELY-keskukselle. Uuden järjestelmän merkittävin edistysaskel on se, että lupakäsittelijät saavat samasta järjestelmästä kaiken tarvittavan tiedon hakemusten käsittelyyn.

”Normaaliliikenteen sallitun mitta- tai massarajan ylittävä kuljetus on erikoiskuljetus, joka tarvitsee ELY-keskuksen myöntämän erikoiskuljetusluvan. Käsittelemme vuosittain yli 10 000 lupahakemusta. Erikoiskuljetuksilla on merkittävä vaikutus elinkeinoelämälle, ja siksi meidän on kyettävä käsittelemään hakemukset nopeasti myös ruuhka-aikoina.

Aiempi käytössä ollut erikoiskuljetusten lupajärjestelmä ei enää riittänyt kasvavan hakemusmäärän käsittelyyn. Lupakäsittelijämme joutuivat navigoimaan eri palveluiden ja rekistereiden välillä saadakseen tarvittavat tiedot. Ryhdyimme toden teolla miettimään, kuinka uusinta teknologiaa hyödyntäen voisimme sujuvoittaa erikoiskuljetusten lupaprosessia niin, että välttäisimme arjen työssä havaitut kankeudet. Lupajärjestelmä päätettiin uusia.

Sitoutunut ja oma-aloitteinen järjestelmätoimittaja

Halusimme uudelta järjestelmältämme tehokkuutta, helppoutta ja sataprosenttista laatua. Lähdimme yhteistyöhön Aition kanssa kokonaan uudelta pohjalta, kuljetusasiakkaidemme tarpeita herkällä korvalla kuunnellen. Yhteistyön alkuvaiheessa Aition väki perehtyi lupaprosessiin ja lupakäsittelijöidemme työhön perinpohjaisesti. Me ELY-keskuksen asiantuntijat toimme suunnittelupöydälle priorisoimamme kehityskohteet sekä lain asettamat vaatimukset, kun taas Aitio huolehti siitä, että hyödynnämme parhaimpia digitaalisia mahdollisuuksia järjestelmän rakentamisessa.

Pääsimme vaikuttamaan lopputulokseen koko projektin ajan

Uuden erikoiskuljetusten lupajärjestelmän rakentamisessa noudatimme ketterän kehittämisen periaatteita. Kehityksen päälinjat pilkottiin osatavoitteisiin, jotka Aitio toteutti parhaaksi katsomissaan palasissa ja toi ne meille testattaviksi. Pääsimme vaikuttamaan järjestelmän rakentamiseen kaikissa vaiheissa. Yhteydenpito heidän kanssaan sujui ongelmitta säännöllisten palaverien ja hyvän keskusteluyhteyden ansiosta.

Käyttäjäystävällinen, nopea ja lupakäsittelyä tehostava

Uusi järjestelmä on ollut meillä käytössä jo vuoden päivät vanhan rinnalla. Kuukausi sitten hautasimme vanhan järjestelmän lopullisesti.
Uuden erikoiskuljetusten lupajärjestelmän merkittävin edistysaskel on se, että lupakäsittelijämme saavat samasta järjestelmästä kaiken tarvittavan tiedon hakemusten käsittelyyn. Erityisesti järjestelmään integroidut nykyaikaiset karttapalvelut ja helposti ylläpidettävät ajoneuvo- ja asiakasrekisterit tuovat erittäin suuren hyödyn lupakäsittelijöidemme työhön. Selainkäyttöinen pilvisovellus vapauttaa työntekijät tekemään työtään myös kotona. Kun vielä laskutuskin on integroitu samaan systeemiin, turhia työvaiheita on jäänyt kokonaan pois. Uusi lupajärjestelmä on myös aiempaa joustavampi. Pääkäyttäjät voivat itsenäisesti muuttaa järjestelmän tietoja päivittyvien säännösten tai muuttuneen hinnoittelun mukaan, mikä on myös tervetullut uudistus. Seuraavaksi rakennamme lupajärjestelmään Aition kanssa sähköisen asiakasrajapinnan, joka tulee tehostamaan lupaprosessia entisestään.

Ennen projektin käynnistymistä nimesimme järjestelmän LeLu:ksi, joka tulee sanoista ”leikiten lupia”. Toden totta, LeLu-järjestelmä on helpottanut ja tehostanut työtämme huomattavasti. Aitiota voi luonnehtia alusta loppuun saakka sitoutuneeksi ja oma-aloitteiseksi yhteistyökumppaniksi. Sanoisin, että kyseessä on poikkeuksellisen onnistunut yhteistyökuvio.”

Ylös